ネットの情報だけでは分からない！やってみて分かった退職願作成のポイント

退職願の作成と提出は、人生の大きな節目の一つです。私自身、退職願を準備する過程でいくつもの気づきや失敗がありました。ここでは、私の体験をもとに、ネットの情報だけでは分からなかったポイントや実際の注意点をお伝えします。

退職願、退職届、辞表の違いを知る

退職願、退職届、辞表は、それぞれ役割が異なります。まず、この違いを正しく理解することが大切です。

退職願は、退職の意思を伝え会社の了承を得るための書類です。一方、退職届は退職を正式に通知するための書類で、提出後の撤回は原則としてできません。

辞表は、役員や公務員が地位を辞任する際に使用する書類です。一般社員が使うものではありません。私も退職の話をした際に、友人から「辞表ってどう書くの？」と聞かれたことがあります。彼は一般社員であり、辞表は必要ないことを説明しました。意外とこれらを混同している人は多いのでしっかり確認しましょう。

退職届の用紙と封筒について

退職届を準備する際には、用紙と封筒にも気を配る必要があります。以下が一般的なポイントです。

• 用紙 一般的にB5サイズまたはA4サイズが推奨されています。これらのサイズは、退職願を三つ折りにした際に、適切に封筒に収まるためです。
• 封筒 封筒は白い無地で、郵便番号枠のないものを使用しましょう。また、内容が透けない二重封筒を選ぶことが重要です。これによって書類がより丁寧な印象を与えます。
  封筒のサイズは次のようになります。

B5サイズの用紙の場合：長形4号

A4サイズの用紙の場合：長形3号

郵送の場合はさらに一回り大きな封筒を用意します。例えば、B5サイズの退職願を長形4号の封筒に入れる場合、郵送用には長形3号の封筒を使用します。A4サイズの退職願を長形3号の封筒に入れる場合は角形5号を使用します。郵送用封筒は郵便番号枠のあるものが一般的です。

私は白い無地の二重封筒を探すのにかなり苦労しました。コンビニ、100円ショップ、文具店を何軒か回りましたが、なかなか見つかりませんでした。最終的にはネット通販で注文することで手に入れることができました。特に急いでいる場合は、最初からネットで探すのがおすすめです。

手書きかパソコンか？自分に合った方法を選ぶ

退職願を作成する際、手書きかパソコンで作るか迷う人も多いと思います。

手書き作成の利点

1. 真心を伝えられる 手書きの文字は、作成者の誠意や本気度を伝える力があります。特に上司や人事担当者に直接渡す場合、その効果は大きいです。
2. 書類がユニークになる 手書きは一枚一枚がオリジナルです。フォントなどで他の書類と似通うことがなく、印象に残りやすいという特徴もあります。

パソコン作成の利点

1. 修正が容易 書き間違いがあっても簡単に修正でき、何度でも見直しが可能です。
2. 仕上がりが美しい 印刷された文字は見た目が整っており、読みやすい印象を与えます。
3. データの保存 デジタルデータとして保存できるため、必要に応じて再印刷も簡単です。

どちらの方法を選ぶにしても、自分が納得できる形で仕上げることが大切です。

私は手書きを選びました。その理由は以下の2つです。

1. けじめをつけるため 退職は私にとって人生の重大なイベントでした。自分の字で書くことで、しっかりと自分の意思を形にしたかったのです。
2. 本気度を伝えるため 上司に「自分の意思は固い」ということを伝えたかったのも理由の一つです。

手書きで書く際には次のような点に注意が必要です。

• 内容を読みやすくする工夫 文字の大きさや間隔を一定に保ち、全体のレイアウトが整うように心がけましょう。文頭の位置や余白の幅を揃えることで、より見やすくなります。
• 清書する前に練習する 清書に入る前に、まず白紙で練習することをお勧めします。特に縦書きの場合、バランスよく文字を並べるのは難しいです。私も練習せずに始めた結果、何度も書き直しました。
• 用紙を多めに準備する 手書きでは失敗はつきものです。私の場合、文字の大きさや縦書き横書きの違いで何度も書き直しました。また、実際に書き上げた物を三つ折りにしたときに「退職願」の文字が折れ目にかかってしまったことが気持ち悪く感じてしまい、苦労して納得いく物を書き上げたつもりが、また書き直しをする羽目になりました。そういた事が気にならない方は良いかと思いますが、私のように気になってしまう方は特に余裕を持って多めに準備しておいたほうがよいと思います。

• 筆記具の選び方 手書きの場合黒のボールペンを使用するかと思いますが、インクの出が悪くないことも確認しておきましょう。実際にある程度まで文面が進んだ状態で、文字の途中でインクのかすれが起こると結構がっくりします。途中でペンを変えるとどうしても違和感が出てしまいます。これも私は実際に体験しました。

封筒に入れる三つ折り作業は予想以上に難しい

退職願を封筒に入れる際の三つ折り作業も意外な難関でした。ネットで紹介されている方法を試しても、きれいに三等分できず、封筒に収まらないことが何度もありました。私のやり方に何か不備があったのかもしれませんが、何度か試してもうまくいきませんでした。

私は最初、練習をしないまま本番に挑み、結果的に何度も失敗しました。用紙を折る際に折り目の位置がわずかにずれるだけでも、封筒のサイズに合わずにやり直す羽目になりました。何度か失敗を繰り返した後、まず白紙で折り方を練習してうまくいくかどうかを確認する方法に切り替え、ようやく成功しました。

最終的に私が採用した方法は、用紙サイズを測り、定規で1/3の位置を計算して折るというシンプルなものです。いちいちサイズを測るのが面倒なように感じますが、結局この方法が一番早く、納得のいく仕上がりになりました。

ただ、この方法でやった場合でも、封筒に対して本当にギリギリのサイズでした。もしかしたら製品によって微妙にサイズの違いがあるのかもしれないと思うほどでした。

文面の細部にも注意を払う

退職願や退職届の文面を書く際には、以下のポイントに注意してください。

• 退職願の冒頭 「退職願」と大きく書いた後に、改行して「私儀」または「私事」と書き始めます。
• 退職理由 自己都合退職の場合、退職理由について細かく書く必要はありません。「一身上の都合により」で十分です。
• 宛先 一般的に宛先は会社の代表取締役社長となります。敬称は「殿」で問題ありません。私は本社勤務ではなかったため、「社長で良いのか？」と迷いましたが、結果的に社長宛てで問題ありませんでした。
• 封筒の記載 封筒の表面には「退職願」と書き、裏面には自分の所属部署と名前を記入します。
• 漢数字の表記 日付を記入する際に、漢数字の表記で迷うことがありました。
  例えば2025年12月31日と書きたい場合のには、「二〇二五年十二月三十一日」と言う表記の仕方になります。年の部分では「千」「百」「十」などを使わずに、漢数字をそのまま羅列して表記します（ゼロは「〇」）。一方で、月日には「十」を使用します。このような細かなルールは普段意識することが少ないため、実際に書こうとすると不安になります。案外迷いやすいポイントなので、注意してください。

文面の詳細な書き方については、ネットの例文やテンプレートを参照すると安心です。正式な書類である以上、誤字脱字や表記ミスを避け、丁寧に仕上げることを心がけましょう。

提出時のマナーとタイミング

退職願は直属の上司に直接手渡しするのが基本です。私は提出する前に上司に退職の意向を口頭で伝え、心の準備をしてもらいました。そのおかげで、スムーズに話が進みました。

提出のタイミングも重要です。上司が忙しい時間を避け、落ち着いて話ができる時間を選ぶように心がけましょう。

まとめ

今回は、私が退職願を作成するに当たり、「ネットで色々と情報を集めながら取りかかったものの、こんなところでつまづいたよ」という体験を交えて準備の仕方をまとめてみました。実際の書き方の例やテンプレートについては、ちょっと検索すればいくらでも出てくると思うので、この記事では割愛させていただきました。
滅多に体験することではないので、じっさいに実際にやろうと思うと意外と苦戦する場面がでてきて思いのほか時間がかかってしまったりします。
これから退職願を書くよという方がスムーズに準備できるよう、お役に立てば幸いです。